Recomendação #385

Relatório de Auditoria 001/2019 - Gestão de Pessoas: Licenças

Added by Marcel Farias 9 months ago. Updated 2 months ago.

Status:ResolvidaStart date:10/04/2019
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Description

Que sejam implantados controles internos que visem a padronização na organização dos processos, em que os documentos referentes à cada licença estejam anexados aos respectivos processos.

SEI_0094427.00003455_2020_07.pdf (265 KB) Marcel Farias, 05/11/2020 07:37 PM

History

#1 Updated by Marcel Farias 2 months ago

MANIFESTAÇÃO DO GESTOR: Por meio do Processo SEI nº 0094427.00003455/2020-07 o gestor informou que _"Pela natureza dos requerimentos de licenças dos servidores, naturalmente foi instruído processo próprio (em papel físico), através do SIPAC, antigo sistema de protocolo de documentos, para que fossem analisados os pedidos e atestado o direito ou não a licença. Para a concessão todos os servidores preencheram os requisitos. Contudo, por se tratar de licença para atividade política, diferente do exercício de mandato, os servidores manifestaram desistência de participação no pleito eleitoral daquele ano, não informando a tempo à administração de sua decisão. Identificada a falha e ajustada naquele momentos para os processos dos servidores citados, foram estudados com a equipe os fluxos e as rotinas para que não ocorresse novamente tanto para esse tipo de licença como para demais licenças que precisam de comprovação. Em substituição ao sistema SIPAC, o advento do sistema SEI, implantado na instituição a partir de Janeiro/2019, trouxe a possibilidade de que todo e qualquer documento registrado no sistema, automaticamente, se transforme em um processo, com numeração própria. Ainda tornou digital todas as fases da instrução processual: da abertura, tramitação/movimentação e decisão de cada processo, dispensando a necessidade de impressão em papel. Desse modo, quando um servidor vem requerer junto a Gestão de Pessoas qualquer pedido de licenças, ele deve fazê-lo utilizando o sistema SEI, através de seu perfil e selecionando o modelo já incluso no sistema chamado "Requerimento Unificado de Licenças" e encaminhar a COGEP da unidade de sua lotação. Observa-se que no modelo seguem instruções ao servidor sobre a comprovação para o caso de licença para atividade política:

• Atividade Política: Registro da candidatura comprovado por certidão emitida pelo Juiz Eleitoral e, nas localidades onde não houver Juízo, por jornal oficial, no caso de licença com remuneração

Diante do exposto e em atendimento ao prazo da demanda, informamos que a recomendação 01 foi trabalhada no setor e implementada junto ao sistema SEI para que se mantenha o melhor controle de cada processo de licença aberto, uma vez que, após aberto pelo servidor, o mesmo fica aberto na COGEP de cada Campus aguardando a comprovação final, quando necessário, sendo anexado em formato "PDF" e ao final é concluído depois de atendido a todas as exigências que o mérito da licença exige. Em caso de dúvidas as COGEP's e DISGP mantém frequente contato para contínuo alinhamento das ações e fluxos relativos a gestão de pessoas na instituição.

Seguem anexos comprovantes da inclusão do tipo de requerimento de licença para atividade política, através do SEI nº 0180619, de iniciativa do próprio servidor requerente e modelo do requerimento existente com as informações adicionais no mesmo formulário que o servidor e sua chefia assinam através do SEI n° 0180622, após o devido preenchimento"._

PARECER DA AUDITORIA: Considerando a manifestação supra, bem como os anexo, entendemos que a recomendação foi atendida pelo gestor. No entanto, cabe a este continuar aprimorando os controles internos relacionados à área ora auditada.

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