Recomendação #380

Relatório de Auditoria 002/2018 - Gestão dos Cursos ofertados no IFAC

Added by Marcel Farias over 1 year ago. Updated 3 months ago.

Status:ResolvidaStart date:09/30/2018
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Description

Que o IFAC intensifique o seu trabalho de manter sempre atualizado o seu site, para que a comunidade acadêmica, bem como o público interno e externo desta Instituição esteja informada e conhecedora das principais notícias e informes do IFAC.

History

#1 Updated by Marcel Farias over 1 year ago

A PROEN por meio do Memorando nº 10/2019/DIREN-CBS/DIRGE-CBS/REITORIA (Processo nº 0094427.00001044/2019-20) informou o seguinte: " Para atendimento dessa demanda com maior eficiência a Proreitoria de Ensino irá realizar o mapeamento do processo e construir um fluxo prevendo monitoramento e acompanhamento da demanda em parceria com a DSCOM, o Gabinete e os campi. Esta ação será inserida no Plano de ação da Proen 2019, a ser finalizado no final de março".

Parecer da AUDIN: Diante das alegações acima fica prorrogado o envio das manifestações até 30/04/2019.

#2 Updated by Marcel Farias 9 months ago

  • Due date changed from 04/30/2019 to 11/14/2019
  • Status changed from Aberta to Em Implementação

MANIFESTAÇÃO DO SETOR AUDITADO: A PROEN por meio do Ofício nº 43 (Processo SEI nº 0094427.00007253/2019-20) informou o seguinte: "Entendemos que esta recomendação não diz respeito diretamente a Pró-reitoria de Ensino, pois este setor não responde pela atualização do site institucional, nem pela política de comunicação da Instituição. Estas ações são de responsabilidade da Diretoria Sistêmica de Comunicação - Dscom. A Pró-reitoria de Ensino atua conforme as orientações do setor responsável. Além disso, cabe reflexões sobre a definição e entendimento do que seria as “principais notícias e informes do IFAC”. Esta Pró-Reitoria, responsável pelas políticas de ensino, não possui competência relacionada a comunicação institucional.".

PARECER DA AUDITORIA INTERNA: Diante das indagações feitas pela PROEN, a AUDIN, por meio do Despacho 0092681 (Processo SEI nº 0094427.00007253/2019-20) esclareceu o seguinte:

O IFAC, por ser uma Instituição de Ensino, possuí como principal atividade-fim a oferta de cursos técnicos e superiores. Neste sentido, uma das principais informações que se deve manter sempre atualizada no seu site, é justamente os cursos ofertados por esta Instituição.

Conforme verificado junto a Diretoria Sistêmica de Comunicação (DSCOM), o site do IFAC é alimentado com as informações, notícias, ações apresentadas pelos setores da Instituição Federal do Acre. Ou seja, a DSCOM tem como uma de suas atividades, a divulgação das ações, projetos, aulas práticas, cerimônias, prêmios, oficinas, eventos e demais atividades que são realizadas por estudantes e servidores do IFAC, no qual só é possível quando os gestores apresentam estas informações a Diretoria de Comunicação, por meio do preenchimento dos formulários disponíveis no site do IFAC, por meio da página: https://portal.ifac.edu.br/index.php?option=com_content&view=article&id=429:pautas&catid=17&Itemid=121, que dispõe sobre os formulários para documentos e online para produção de notícias e sugestão de pauta.

Nesse sentido, a PROEN deve criar mecanismo a fim de informar e apresentar à DSCOM os editais dos processos seletivos do IFAC a serem publicados e divulgados, se fazendo necessário também, que a PROEN as Diretorias de Ensino do Campus apresentem informações e notícias sobre os cursos ofertados pelo IFAC, procurando manter sempre atualizados os cursos ofertados no momento, com as atualizações pertinentes e notícias outras sobre os cursos, para a Diretoria Sistêmica de Comunicação. E assim o site estará sempre atualizado para os discentes desta Instituição e a sociedade, por ser a comunidade acadêmica o principal alvo das políticas públicas do IFAC, como Instituição de Ensino.

Diante das alegações acima fica prorrogado o envio das manifestações até 14/11/2019.

#3 Updated by Marcel Farias 3 months ago

  • Due date deleted (11/14/2019)
  • Status changed from Em Implementação to Resolvida

MANIFESTAÇÃO DO CAMPUS DO CAMPUS RIO BRANCO: Por meio do Processo SEI nº 0094427.00007253/2019-20 o gestor informou que "É do conhecimento desta diretoria que, embora o Campus Rio Branco disponha de uma coordenação de comunicação e eventos ligada à Dirge, todas as notícias e informações relevantes do Campus é encaminhada diretamente à Dscom que é responsável pela inserção de todo o conteúdo do IFAC no seu portal. Também é sabido que foi criado um grupo de WhatsApp intitulado "NOTÍCIAS IFAC" com a participação de diferentes servidores dos Campi cujo objetivo é o compartilhamento de informações importantes para o IFAC, sendo salientado, em suas regras, a não exclusão da necessidade da formalização pelo e-mail: ".

MANIFESTAÇÃO DO CAMPUS DO CAMPUS TARAUACÁ: Por meio do Processo SEI nº 0094427.00007253/2019-20 o gestor informou que "O Campus tem compromisso e interesse que o sitio do IFAC seja atualizado constantemente. O compromisso assumido pelo Diretor Geral eleito na última consulta de 2019 é voltada para o fortalecimento do sitio como ferramenta de divulgação primário das ações e trabalhos realizados no Campus Tarauacá. Os contatos, endereços, localização, documentos e editais estão passando por revisão da gestão do Campus Tarauacá que irá, em breve, solicitar atualização. Outrossim, iremos propor alterações na dinâmica e organização do sitio. Porém essas demandas, assim com a atualização de fato dos dados, são de responsabilidade da DSCOM. Ciente de que provocações para as modificações devem partir do Campus, que não possui setor específico e por isso acaba por atrasar esse fluxo. Entendo também que o fluxo não é claro. Dependendo da demanda existe uma forma de enviar a publicação. Juntando esses dois últimos fatores as informações acabam não sendo enviadas. Apesar de não ser designado unicamente para essa função, assistentes administrativos do Campus estão recebendo orientações de como proceder e agilizar essas demandas."

MANIFESTAÇÃO DO CAMPUS DO CAMPUS SENA MADUREIRA: Por meio do Processo SEI nº 0094427.00007253/2019-20 o gestor informou que "O Campus não tem gerenciamento sobre o site, contudo não tem medido esforços para enviar tempestivamente as notícias e informações sobre as ações do Campus para serem publicadas no site, por reconhecer este, como uma ferramenta importante e de longo alcance tanto para a comunidade acadêmica, quanto para o público interno e externo, além de dar visibilidade para o trabalho desenvolvido no Campus. As informações sobre Curso, vagas, turno, dentre outras, são publicadas nos Editais de processos seletivos. A Direção Geral do Campus incumbiu a Secretária Executiva como responsável pelo envio das informações/atualizações à DSCOM para publicação".

MANIFESTAÇÃO DO CAMPUS DO CAMPUS BAIXADA DO SOL: Por meio do Processo SEI nº 0094427.00007253/2019-20 o gestor informou que "O Campus Rio Branco Avançado Baixada do Sol - CBS realiza as publicações das atividades de ensino, como: cursos, vagas e turnos, por meio de editais que são noticiados através do sítio do IFAC e redes sociais (Facebook, Instagram, Twitter) e material gráfico (folders e banners) através da Diretoria Sistemática de Comunicação do IFAC - DSCOM/IFAC. Além disso, a DSCOM, também vem divulgando as atividades de ensino do Campus, nas rádios e TV’s locais. Aliado, a divulgação por via institucional, citados acima, nos últimos 4 anos, o próprio CBS, com intuito de divulgar as atividades de ensino, utiliza-se de ferramentas de divulgação ao entorno do CBS, através de serviços de terceiros (propaganda volante), com recurso próprio. E, em meados de 2019, incentivando projeto de extensão, com recurso interno do IFAC, via PROEX-IFAC, que foi coordenado e com a participação dos próprios servidores do Campus. Diante do exposto, o Campus recomenda que intensifique a divulgação pelas rádios, TV’s locais, propaganda volante e incentive cada vez mais, projetos de extensão com o intuito de divulgar as atividades de ensino do IFAC, pois percebe-se que, estes meios de comunicação se demonstraram serem eficazes, em um curto espaço de tempo".

MANIFESTAÇÃO DO CAMPUS DO CAMPUS CRUZEIRO DO SUL: Por meio do Processo SEI nº 0094427.00007253/2019-20 o gestor informou que "As notícias e informes do Campus Cruzeiro do Sul são encaminhados para a DSCOM para a publicação na página institucional e eventualmente são divulgados na mídia local".

MANIFESTAÇÃO DO CAMPUS DO CAMPUS XAPURI: Por meio do Processo SEI nº 0094427.00007253/2019-20 o gestor informou que "O Campus Xapuri realiza as publicações de ensino, como cursos, vagas e turnos, por meio de editais que são noticiados através do sitio IFAC e redes sociais. Além disso, a DSCOM/IFAC também disponibiliza no site nossos cursos e ofertas. Os editais são fixados no mural da instituição, também utilizamos, meio sonoro via volantes. Fazemos eventualmente divulgações através de panfletos, em mídias sociais, confecções banners e cartazes, como também divulgamos através da rádio local".

PARECER DA AUDITORIA INTERNA: Considerando as manifestações supra, entendemos que a referida recomendação se encontra finalizada pela assunção de risco pelo gestor. No entanto, os Campi, em conjunto com a Diretoria Sistêmica de Comunicação do IFAC, devem padronizar os fluxos das demandas de publicação relacionadas sobretudo à gestão de cursos ofertados por essas unidades, a fim de haja ampla divulgação à comunidade acadêmica, principalmente.

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